Artigos Importantes

Dúvidas comuns do decreto

Abaixo relacionamos duas dúvidas mais frequentes de nossos clientes!

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá: I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Descarte dos documentos físicos
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

O que fazer com os papéis? A LGPD e o descarte de documentos

O que fazer com os papéis depois de copiar e arquivar os documentos de sua empresa em formato digital? Pode descartar? Arquivos digitais têm o mesmo valor legal? O que diz a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

Sim, pode descartar os papéis. Sim, arquivos digitais têm o mesmo valor legal. Desde que observados, nesses dois casos, as condições, as exceções e os critérios definidos pela legislação. Vejamos.

A LGPD estabelece que os dados pessoais serão eliminados após o término do seu tratamento, autorizada a conservação para a finalidade de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, de estudo por órgão de pesquisa, de transferência a terceiro ou de uso exclusivo pelo controlador, prezando sempre pela anonimização quando possível.

Saiba mais acessando o link abaixo.

15/08/2025

Conheça 5 Motivos para Digitalizar a sua Empresa

1 – REDUÇÃO NO TEMPO DE BUSCA

Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.
Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.

2 – REDUÇÃO DE CUSTO COM MANUTENÇÃO DO ARQUIVO

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.
Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

3- REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.
O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.

4 – ACESSO COMPARTILHADO

Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.

5 – CONTROLE DE ACESSO

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado.
Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.

Fim do Papel

Não é de hoje que as pessoas estão adquirindo o hábito de fazer anotações, ler livros e até pagar contas por meios eletrônicos, deixando produtos físicos de lado.

Foi constatado que 70% dos entrevistados acreditam que o dinheiro em cédulas de papel deixará de existir até 2030. A abolição do papel sobrou até para os cartões de crédito e débito, que também devem desaparecer de acordo com os entrevistados. Os participantes creem que novas formas de transações financeiras devam ser adotadas pela sociedade no futuro.

A pesquisa foi conduzida via internet com 1.903 pessoas de todo o mundo, inclusive aqui do Brasil. Embora muita gente tenha apontado que confia nas formas digitais de pagamento, são poucos os que se preocupam com o sigilo e a segurança de suas informações na internet.

Mesmo assim, 72% das pessoas pensam que o Internet Banking é uma das plataformas mais arriscadas para oferecer informações pessoais, seguidos de sincronização com a nuvem, com 53%, e financiamento imobiliário, com 60%.

Em relação a e-mails, 50% dos entrevistados afirmam não se preocupar em relação a segurança dos e-mails de trabalho, e 49% não se preocupam com a do correio eletrônico pessoal.

E você, acha que acabaremos com o papel?

Medidas do Papel

Conheça quais são as medidas dos papéis:

Medidas papel A0: 8401 x 1189 mm
Medidas papel A1: 594 x 841 mm
Medidas papel A2: 594 x 420 mm
Medidas papel A3: 420 x 297 mm
Medidas papel A4: 297 x 210 mm
Medidas papel A5: 210 x 148 mm
Medidas papel A6: 148 x 105 mm
Medidas papel A7: 105 x 74 mm
Medidas papel A8: 74 x 52 mm

Digitalização e o meio ambiente

Digitalização é o processo de transformar um documento físico para o formato digital, através de um dispositivo apropriado para isso. Além disso, na linguagem popular, é um termo genérico para descrever a transformação digital da sociedade e da economia, um fenômeno chamado de desmaterialização. Na prática, os dois termos costumam ser confundidos e tratados como sinônimos.

Saiba mais no link abaixo:

A Era da Digitalização

A digitalização está mudando o cenário profissional ao incorporar tecnologias que otimizam processos e promovem a eficiência. Muitas empresas, mesmo sem um entendimento profundo, já adotaram conceitos como a captura distribuída, que se torna um pilar fundamental para automação em diversas indústrias.

Essa transformação digital impulsiona as organizações a adotarem métodos mais inovadores e eficientes, permitindo que aproveitem ao máximo seus recursos. Além disso, a digitalização de documentos impacta as empresas ao melhorar a eficiência operacional e reduzir o uso de papel.

Saiba mais acessando o link abaixo:

Evento ILTACON BRAZIL 2025

Participação da Digitadoc no Evento ILTACON BRAZIL 2025 com o nosso diretor Nelson Patti Jr. e o diretor da Totvs Juritis Carlos Manino.

À medida que o setor jurídico continua a evoluir em um ritmo vertiginoso, ficar à frente da curva não é apenas uma opção - é uma necessidade. A ILTACON South América é a sua porta de entrada para entender e aproveitar o que há de mais moderno em tecnologia jurídica. Se você está procurando otimizar as operações da sua empresa, explorar novas inovações em tecnologia jurídica ou obter insights sobre o futuro dos serviços jurídicos, esta conferência foi projetada para atender às suas necessidades.

Como manter seu arquivo organizado

Olá, hoje deixaremos pra vocês dicas de como manter o seu arquivo sempre organizado!

- Separar os arquivos por categoria;
O ideal é criar categorias para todos os documentos. Quanto mais específico, mais fácil será na hora de localizá-los.

- Tenha um espaço adequado para a guarda de documentos;
O local para a guarda de documentos deve ser propício para esta tarefa.

- Elimine o que não for necessário;
Alguns arquivos não possuem caráter comprobatório e não apresentam nenhuma utilidade para a empresa. Para não gerar uma quantidade ainda maior de documentos e ocupar espaços desnecessários, esses papéis podem e devem ser descartados.