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O que fazer com os papéis? A LGPD e o descarte de documentos

O que fazer com os papéis depois de copiar e arquivar os documentos de sua empresa em formato digital? Pode descartar? Arquivos digitais têm o mesmo valor legal? O que diz a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

Sim, pode descartar os papéis. Sim, arquivos digitais têm o mesmo valor legal. Desde que observados, nesses dois casos, as condições, as exceções e os critérios definidos pela legislação. Vejamos.

A LGPD estabelece que os dados pessoais serão eliminados após o término do seu tratamento, autorizada a conservação para a finalidade de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, de estudo por órgão de pesquisa, de transferência a terceiro ou de uso exclusivo pelo controlador, prezando sempre pela anonimização quando possível.

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Conheça 5 Motivos para Digitalizar a sua Empresa

1 – REDUÇÃO NO TEMPO DE BUSCA

Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.
Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.

2 – REDUÇÃO DE CUSTO COM MANUTENÇÃO DO ARQUIVO

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.
Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

3- REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.
O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.

4 – ACESSO COMPARTILHADO

Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.

5 – CONTROLE DE ACESSO

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado.
Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.

Fim do Papel

Não é de hoje que as pessoas estão adquirindo o hábito de fazer anotações, ler livros e até pagar contas por meios eletrônicos, deixando produtos físicos de lado.

Foi constatado que 70% dos entrevistados acreditam que o dinheiro em cédulas de papel deixará de existir até 2030. A abolição do papel sobrou até para os cartões de crédito e débito, que também devem desaparecer de acordo com os entrevistados. Os participantes creem que novas formas de transações financeiras devam ser adotadas pela sociedade no futuro.

A pesquisa foi conduzida via internet com 1.903 pessoas de todo o mundo, inclusive aqui do Brasil. Embora muita gente tenha apontado que confia nas formas digitais de pagamento, são poucos os que se preocupam com o sigilo e a segurança de suas informações na internet.

Mesmo assim, 72% das pessoas pensam que o Internet Banking é uma das plataformas mais arriscadas para oferecer informações pessoais, seguidos de sincronização com a nuvem, com 53%, e financiamento imobiliário, com 60%.

Em relação a e-mails, 50% dos entrevistados afirmam não se preocupar em relação a segurança dos e-mails de trabalho, e 49% não se preocupam com a do correio eletrônico pessoal.

E você, acha que acabaremos com o papel?

Medidas do Papel

Conheça quais são as medidas dos papéis:

Medidas papel A0: 8401 x 1189 mm
Medidas papel A1: 594 x 841 mm
Medidas papel A2: 594 x 420 mm
Medidas papel A3: 420 x 297 mm
Medidas papel A4: 297 x 210 mm
Medidas papel A5: 210 x 148 mm
Medidas papel A6: 148 x 105 mm
Medidas papel A7: 105 x 74 mm
Medidas papel A8: 74 x 52 mm

Digitalização e o meio ambiente

Digitalização é o processo de transformar um documento físico para o formato digital, através de um dispositivo apropriado para isso. Além disso, na linguagem popular, é um termo genérico para descrever a transformação digital da sociedade e da economia, um fenômeno chamado de desmaterialização. Na prática, os dois termos costumam ser confundidos e tratados como sinônimos.

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A Era da Digitalização

A digitalização está mudando o cenário profissional ao incorporar tecnologias que otimizam processos e promovem a eficiência. Muitas empresas, mesmo sem um entendimento profundo, já adotaram conceitos como a captura distribuída, que se torna um pilar fundamental para automação em diversas indústrias.

Essa transformação digital impulsiona as organizações a adotarem métodos mais inovadores e eficientes, permitindo que aproveitem ao máximo seus recursos. Além disso, a digitalização de documentos impacta as empresas ao melhorar a eficiência operacional e reduzir o uso de papel.

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Evento ILTACON BRAZIL 2025

Participação da Digitadoc no Evento ILTACON BRAZIL 2025 com o nosso diretor Nelson Patti Jr. e o diretor da Totvs Juritis Carlos Manino.

À medida que o setor jurídico continua a evoluir em um ritmo vertiginoso, ficar à frente da curva não é apenas uma opção - é uma necessidade. A ILTACON South América é a sua porta de entrada para entender e aproveitar o que há de mais moderno em tecnologia jurídica. Se você está procurando otimizar as operações da sua empresa, explorar novas inovações em tecnologia jurídica ou obter insights sobre o futuro dos serviços jurídicos, esta conferência foi projetada para atender às suas necessidades.

Como manter seu arquivo organizado

Olá, hoje deixaremos pra vocês dicas de como manter o seu arquivo sempre organizado!

- Separar os arquivos por categoria;
O ideal é criar categorias para todos os documentos. Quanto mais específico, mais fácil será na hora de localizá-los.

- Tenha um espaço adequado para a guarda de documentos;
O local para a guarda de documentos deve ser propício para esta tarefa.

- Elimine o que não for necessário;
Alguns arquivos não possuem caráter comprobatório e não apresentam nenhuma utilidade para a empresa. Para não gerar uma quantidade ainda maior de documentos e ocupar espaços desnecessários, esses papéis podem e devem ser descartados.

14/04/2025

Trituração de documentos

Fragmentação de Arquivos

Com a finalidade do descarte legal, de forma controlada e órgão homologado pela CETESB, s DIGITADOC promove o acompanhamento de todo o processo, desde o transporte da documentação, acompanhamento da fragmentação com geração de evidências como foto e filmagem, além da emissão de um dossiê garantindo o descarte legal e a conformidade com a LGPD.

TECNOLOGIA UTILIZADA NO PROCESSO

RECICLAGEM – É um processo no qual os produtos, equipamentos, resíduos ou quaisquer materiais provenientes dos diferentes processos industriais que se tornam obsoletos por desgaste natural, fora de especificação ou fora dos padrões de qualidade de produção, sofrem um processo de descaracterização e os materiais gerados são novamente revertidos em matérias primas para reinserção, nos processos produtivos, e os rejeitos oriundos deste processo são destinados de forma ambientalmente correta e segura.

DESCRIÇÃO DO PROCESSO - Os serviços realizados podem ser observados de forma resumida através da figura abaixo:

1 etapa - todo material recebido, passa por um processo de pesagem e checagem dos documentos da carga recebida, após essa verificação é gerado um ticket para controle desse material.

2 etapa - é realizado o descarregamento do material e encaminhado para armazenamento, ou dependendo da característica do produto e serviço contratado, o material é imediatamente enviado para o processo de descaracterização.

3 etapa do processo consiste na descaracterização do material, que pode ser realizado manualmente ou através do processo de trituração e separação automática dos materiais.

4 etapa - os materiais descaracterizados são enviados para reciclagem e / ou destinação final.

Todo o material fragmentado, é depois, encaminhado à indústria dando continuidade a reciclagem com a adição de produtos químicos para a extração da matéria prima do papel (celulose). Assim, o material é transformado em um tipo de papel com sua resistência menor (papel toalha, higiênico, etc).

5 etapa - Por fim, emitimos o certificado de destinação final, dependendo da característica do serviço será enviado um Laudo Técnico com a descrição e fotos do processo.