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31/10/2025

Digitalize seus documentos e tenha espaço na sua empresa.... Descarte

Posso eliminar os documentos originais após a digitalização? Essa é a dúvida mais recorrente entre nossos clientes e para respondê-la precisamos citar a Lei nº 13.874 referente a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica que foi instituída em 20 de setembro de 2019.
De acordo com o Art. 3º inciso X, da Lei, é direito de toda pessoa arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, a mesma lei dispõe em seu artigo 18, que: a eficácia do disposto do inciso anterior “fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo Federal”.
Novas redações foram incluídas à Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, passando a vigorar como:
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Embora o disposto na Lei nº 13.874 de 2019 determine a equiparação do valor de prova de documentos digitalizados a seus respectivos originais, é necessário que seja observado o que se diz no Decreto 10.278 de 2020 que regulamenta os incisos em questão da lei anterior.
A digitalização deve utilizar de procedimentos e tecnologias que garantam a integridade e a forma mais utilizada é o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Tratando-se de documentos que envolvam entidades públicas, conforme art. 5º do Decreto, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil será requisito obrigatório para a autenticação do autor da digitalização, como também da integridade dos documentos e seus respectivos metadados.
Com isso tornando possível o descarte da documentação, em seu art. 9º o Decreto autoriza o descarte dos documentos físicos (originais) após a digitalização, com exceção daqueles que apresentarem valor histórico, desde que os procedimentos tenham sido executados conforme os critérios apresentados.
Acesse e leia as Leis e os decretos na íntegra.

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm#:~:text=dos%20documentos%20f%C3%ADsicos-,Art.,apresente%20conte%C3%BAdo%20de%20valor%20hist%C3%B3rico.
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/leis-e-decretos-leis/lei-no-13-874-de-20-de-setembro-de-2019
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/2012/lei-12682-9-julho-2012-613529-publicacaooriginal-136940-pl.html

Dúvidas comuns do decreto

Abaixo relacionamos duas dúvidas mais frequentes de nossos clientes!

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá: I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Descarte dos documentos físicos
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

O que fazer com os papéis? A LGPD e o descarte de documentos

O que fazer com os papéis depois de copiar e arquivar os documentos de sua empresa em formato digital? Pode descartar? Arquivos digitais têm o mesmo valor legal? O que diz a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

Sim, pode descartar os papéis. Sim, arquivos digitais têm o mesmo valor legal. Desde que observados, nesses dois casos, as condições, as exceções e os critérios definidos pela legislação. Vejamos.

A LGPD estabelece que os dados pessoais serão eliminados após o término do seu tratamento, autorizada a conservação para a finalidade de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, de estudo por órgão de pesquisa, de transferência a terceiro ou de uso exclusivo pelo controlador, prezando sempre pela anonimização quando possível.

Saiba mais acessando o link abaixo.

Conheça 5 Motivos para Digitalizar a sua Empresa

1 – REDUÇÃO NO TEMPO DE BUSCA

Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.
Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.

2 – REDUÇÃO DE CUSTO COM MANUTENÇÃO DO ARQUIVO

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.
Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

3- REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.
O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.

4 – ACESSO COMPARTILHADO

Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.

5 – CONTROLE DE ACESSO

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado.
Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.

Fim do Papel

Não é de hoje que as pessoas estão adquirindo o hábito de fazer anotações, ler livros e até pagar contas por meios eletrônicos, deixando produtos físicos de lado.

Foi constatado que 70% dos entrevistados acreditam que o dinheiro em cédulas de papel deixará de existir até 2030. A abolição do papel sobrou até para os cartões de crédito e débito, que também devem desaparecer de acordo com os entrevistados. Os participantes creem que novas formas de transações financeiras devam ser adotadas pela sociedade no futuro.

A pesquisa foi conduzida via internet com 1.903 pessoas de todo o mundo, inclusive aqui do Brasil. Embora muita gente tenha apontado que confia nas formas digitais de pagamento, são poucos os que se preocupam com o sigilo e a segurança de suas informações na internet.

Mesmo assim, 72% das pessoas pensam que o Internet Banking é uma das plataformas mais arriscadas para oferecer informações pessoais, seguidos de sincronização com a nuvem, com 53%, e financiamento imobiliário, com 60%.

Em relação a e-mails, 50% dos entrevistados afirmam não se preocupar em relação a segurança dos e-mails de trabalho, e 49% não se preocupam com a do correio eletrônico pessoal.

E você, acha que acabaremos com o papel?

Medidas do Papel

Conheça quais são as medidas dos papéis:

Medidas papel A0: 8401 x 1189 mm
Medidas papel A1: 594 x 841 mm
Medidas papel A2: 594 x 420 mm
Medidas papel A3: 420 x 297 mm
Medidas papel A4: 297 x 210 mm
Medidas papel A5: 210 x 148 mm
Medidas papel A6: 148 x 105 mm
Medidas papel A7: 105 x 74 mm
Medidas papel A8: 74 x 52 mm

Digitalização e o meio ambiente

Digitalização é o processo de transformar um documento físico para o formato digital, através de um dispositivo apropriado para isso. Além disso, na linguagem popular, é um termo genérico para descrever a transformação digital da sociedade e da economia, um fenômeno chamado de desmaterialização. Na prática, os dois termos costumam ser confundidos e tratados como sinônimos.

Saiba mais no link abaixo:

A Era da Digitalização

A digitalização está mudando o cenário profissional ao incorporar tecnologias que otimizam processos e promovem a eficiência. Muitas empresas, mesmo sem um entendimento profundo, já adotaram conceitos como a captura distribuída, que se torna um pilar fundamental para automação em diversas indústrias.

Essa transformação digital impulsiona as organizações a adotarem métodos mais inovadores e eficientes, permitindo que aproveitem ao máximo seus recursos. Além disso, a digitalização de documentos impacta as empresas ao melhorar a eficiência operacional e reduzir o uso de papel.

Saiba mais acessando o link abaixo:

Evento ILTACON BRAZIL 2025

Participação da Digitadoc no Evento ILTACON BRAZIL 2025 com o nosso diretor Nelson Patti Jr. e o diretor da Totvs Juritis Carlos Manino.

À medida que o setor jurídico continua a evoluir em um ritmo vertiginoso, ficar à frente da curva não é apenas uma opção - é uma necessidade. A ILTACON South América é a sua porta de entrada para entender e aproveitar o que há de mais moderno em tecnologia jurídica. Se você está procurando otimizar as operações da sua empresa, explorar novas inovações em tecnologia jurídica ou obter insights sobre o futuro dos serviços jurídicos, esta conferência foi projetada para atender às suas necessidades.