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Artigos Importantes

28/04/2023

Digitalização e a otimização de processos na empresa

Rastreabilidade de documentação, documentos em nuvem e conformidade com a LGPD são algumas das vantagens da adoção de digitalização de documentos nas empresas. Esse movimento que começou há cerca de 10 anos e hoje tornou-se um requisito de negócio para a maioria das companhias, pois otimiza ações, traz proteção para os dados e está intimamente ligado ao processo de evolução digital. Não se trata de um custo, mas de um investimento.

Para contextualizar, a importância da adoção dessa cultura, dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos o estudo aponta ainda que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas e mapeia que a média diária de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos é de duas horas.

Isso mostra que quem não está tecnologicamente avançado tem uma demanda muito grande de ações que atrasam o trâmite de uma série de procedimentos.

A migração para o digital é uma tendência para uma série de áreas de todo tipo de empresa que trabalha com papel, impressora e assinatura, das menores às maiores. Entre os motivos está o fato de o custo para manter uma documentação física armazenada ser muito alto. Além disso, há um grande risco de perda dessas informações. Sem contar na dificuldade de localização.

Destacam-se também ganhos ambientais, de acordo com informações da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, a adoção da cadeia digital de documentação faz jus ao que muitas empresas atestam em suas missões e valores.

Com a cultura implementada, é possível digitalizar processos contratuais e diversas documentações. Assim se otimiza a gestão, escala o tempo de busca de informação, traz segurança e trata o dado de forma inteligente, mitigando riscos como o extravio de documentos.

Pensando em um exemplo prático e próximo de muitos: bancos digitais. Já não é mais necessário assinar documento impresso, escanear e mandar. Tudo isso pode ser feito digitalmente, com valor legal.

Trazendo para a realidade das empresas, as informações que o RH levaria um mês para coletar pelo modelo tradicional, com a adoção da ferramenta de assinatura digital passa a ser realizado em uma semana. Isso porque, é possível mandar em um único clique as informações para todos os funcionários e receber isso de forma automática. Além da redução de custo, há uma expressiva economia de tempo.
14/04/2023

Descubra as vantagens de digitalizar documentos contábeis

Os escritórios de contabilidade são conhecidos por precisar lidar com uma extensa documentação em suas atividades e a gestão de documentos contábeis envolve diversos processos de uma empresa, como a emissão, recebimento, uso, guarda, digitalização, transferência e descarte dos documentos.
Dessa forma, a modernização desses processos internos é importante para evitar erros, atrasos, ineficiências e diversos outros problemas para a sua organização. 

Saiba mais no link abaixo: 

https://www.jornalcontabil.com.br/veja-as-vantagens-na-digitalizacao-de-documentos-contabeis/
31/03/2023

Digitalização de documentos e o meio ambiente

A maioria das empresas hoje em dia está procurando maneiras melhores de “tornar-se verde”, por esse motivo que muitas organizações estão recorrendo aos serviços de digitalização e nuvem para ajudar a reduzir o desperdício de papel, fazendo progressos para ajudar o meio ambiente, mas também para reduzir as despesas operacionais e simplificando as soluções de recuperação de documentos.

Saiba mais no link abaixo. 

https://www.jornalcontabil.com.br/veja-como-a-digitalizacao-de-documentos-pode-reduzir-a-pegada-de-carbono-e-economizar-dinheiro/
17/03/2023

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

 A Lei Geral de Proteção de Dados tem sido um dos assuntos mais discutidos desde quando a lei número 13.709 foi sancionada em 14 de agosto de 2018. Inspirada na regulamentação europeia lançada em 2016 (GDPR), a lei diz como os dados dos cidadãos podem ser coletados, armazenados, manipulados etc.
Estabelece regras sobre coleta e manutenção das informações tanto de cidadãos brasileiros quanto de pessoas que estejam no território nacional, que deve ser feita sempre com o consentimento dos usuários salvo em casos de mandados judiciais ou para garantir a segurança pública e/ou do Estado, no caso de investigações criminais. Vale tanto para dados digitais conseguidos pela internet como através de outros meios.
O fato é que as empresas não têm muito claro o que deve ser feito, primeiramente, pois nenhuma empresa é igual à outra e outro ponto é que os serviços ou produtos que possuem são bem diferentes. Nesse cenário de incertezas, empresas devem se preocupar em proteger os dados pessoais de seus clientes e colaboradores evitando ao máximo uma possível multa ou sanção por qualquer tipo de infração. Aproveite a LGPD para ajustar seus processos, melhorar a segurança da informação e trazer um diferencial em seus futuros negócios.

Quem precisa se adequar à LGPD?

Todas as empresas e prestadoras que trabalham com tratamento de dados dos cidadãos brasileiros feita em território nacional, sediadas no Brasil ou no exterior, com operações no país ou não. Por exemplo, Google, Apple e Amazon respondem à LGPD mesmo se coletarem dados de brasileiros aqui para processá-los nos Estados Unidos.
A empresa com sede fora do Brasil ou que trabalhe com parceiras internacionais poderá transferir esses dados para fora, desde que o país em que ela está sediada também possuam leis abrangentes sobre tratamento de informações pessoais, ou garanta mecanismos de proteção similares aos previstos na legislação brasileira.
Por fim, uma empresa deverá apagar dados que julgue não mais necessários, exceto se ela for obrigada por lei, ou outro motivo justificável, a mantê-los.

Saiba mais sobre a lei no link abaixo. 

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709.htm
 
10/03/2023

Digitalize seus documentos e tenha espaço na sua empresa.... Descarte

Posso eliminar os documentos originais após a digitalização? Essa é a dúvida mais recorrente entre nossos clientes e para respondê-la precisamos citar a Lei nº 13.874 referente a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica que foi instituída em 20 de setembro de 2019.
De acordo com o Art. 3º inciso X, da Lei, é direito de toda pessoa arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, a mesma lei dispõe em seu artigo 18, que: a eficácia do disposto do inciso anterior “fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo Federal”. 
Novas redações foram incluídas à Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, passando a vigorar como:
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Embora o disposto na Lei nº 13.874 de 2019 determine a equiparação do valor de prova de documentos digitalizados a seus respectivos originais, é necessário que seja observado o que se diz no Decreto 10.278 de 2020 que regulamenta os incisos em questão da lei anterior.
A digitalização deve utilizar de procedimentos e tecnologias que garantam a integridade e a forma mais utilizada é o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Tratando-se de documentos que envolvam entidades públicas, conforme art. 5º do Decreto, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil será requisito obrigatório para a autenticação do autor da digitalização, como também da integridade dos documentos e seus respectivos metadados.
Com isso tornando possível o descarte da documentação, em seu art. 9º o Decreto autoriza o descarte dos documentos físicos (originais) após a digitalização, com exceção daqueles que apresentarem valor histórico, desde que os procedimentos tenham sido executados conforme os critérios apresentados. 
Acesse e leia as Leis e os decretos na íntegra.

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm#:~:text=dos%20documentos%20f%C3%ADsicos-,Art.,apresente%20conte%C3%BAdo%20de%20valor%20hist%C3%B3rico. 
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/leis-e-decretos-leis/lei-no-13-874-de-20-de-setembro-de-2019
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/2012/lei-12682-9-julho-2012-613529-publicacaooriginal-136940-pl.html

 
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